Stand: Mai 2026 · VORMANN AI Systeme (Pilotphase — vor Produktivbetrieb rechtlich prüfen lassen)
1. Verantwortlicher
VORMANN AI Systeme Föhrenweg 22, 40468 Düsseldorf, Deutschland Vertreten durch: Elias Goes E-Mail: sales@vormann.tech
2. Überblick
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es für Website, Demos, Pilotanfragen und Vertragserfüllung erforderlich ist. Wir verkaufen keine Daten. Werbe-Tracking setzen wir nur nach ausdrücklicher Einwilligung ein.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- **Website-Besuch:** technisch notwendige Server-Logs (IP gekürzt/aggregiert, User-Agent, Zeitstempel, angeforderte URL).
- **Pilot-/Kontaktformular:** Name, Firma, Rolle, geschäftliche E-Mail, optional Telefon, Prozesswahl, Startzeitpunkt, UTM-Parameter, Referrer/Landing-URL.
- **Demos (Bau/GNH):** Eingabetexte zu Bauprojekten (Plan/Ist, Notizen). In der Demo können Beispieldaten genutzt werden.
- **Chat-Demo (BauSource):** Nachrichteninhalt und Verlauf der Session, solange die Demo läuft.
- **Optional KI-Subprocessor:** Wenn `OPENAI_API_KEY` aktiv ist, können Eingabetexte an OpenAI (USA, ggf. EU-Processing je Vertrag) übermittelt werden. **Opt-out:** rein regelbasierte Verarbeitung ohne OpenAI ist möglich.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung der Website | Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse an Information) |
| Pilotanfrage / vorvertragliche Kommunikation | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f |
| Vertragsdurchführung (Kunden) | Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Fehleranalyse, Sicherheit (Logs, Rate-Limits) | Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Analytics (nur nach Cookie-Einwilligung) | Art. 6 Abs. 1 lit. a |
5. Hosting und Speicherort
Produktivbetrieb-Zielbild: **Rechenzentrum Deutschland (EU/EWR)** — z. B. Hetzner Falkenstein/Nürnberg oder vergleichbarer Anbieter mit ISO 27001. Demos können lokal auf Entwicklergeräten laufen; das ist in der Datenschutzerklärung gesondert zu kennzeichnen.
6. Auftragsverarbeiter (Subprocessor)
Eine aktuelle Liste mit Zweck, Region und AVV-Status finden Sie unter /security. Typische Dienstleister:
- **Hosting / Postgres** — Betrieb der Anwendung, Region DE/EU
- **Resend** — transaktionale E-Mails (Bestätigung Pilotanfrage), Region je Vertrag
- **OpenAI** (optional) — Textformulierung in Demos, AVV erforderlich vor Produktivkundeneinsatz
- **Cloudflare Turnstile** (optional) — Bot-Schutz im Formular
7. Speicherdauer
- **Server-Logs:** 30 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung.
- **Pilot-/Lead-Daten:** Dauer der Gespräche bzw. Vertragslaufzeit; nach Vertragsende **Löschfrist 90 Tage**, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- **Demo-Session-Daten:** nur für die Session bzw. kurze technische Cache-Zeit, keine Trainingsnutzung durch uns.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Kontakt: sales@vormann.tech.
**Datenexport / Löschung (Kunden):** Auf Anfrage stellen wir einen maschinenlesbaren Export (JSON) bereit oder löschen personenbezogene Daten, sofern wir Sie als Vertragspartner eindeutig zuordnen können. Technischer Endpunkt (nur mit Token): `GET /api/privacy/export?email=…` und `DELETE /api/privacy/data` — Details in der API-Dokumentation unter /docs.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. Landesbeauftragte/r für Datenschutz Ihres Bundeslandes).
10. Sicherheit
TLS 1.3 in transit, Verschlüsselung at rest beim Hosting-Anbieter, Rate-Limits, Security-Header, PII-Redaction in Logs. Details: /security.
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung bei Produkt- oder Rechtsänderungen an. Die aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.